FAQ - Häufig gestellte Fragen

F: Können bestimmte Adressen über Berechtigungen so gesteuert werden, dass Sie nur von einigen Mitarbeitern gesehen werden?

A: Zentrale Adressen sprechen dagegen

Wenn ein Mitarbeiter eine Adresse aufgrund fehlender Berechtigung nicht sehen kann, wird er diese Adresse nochmals anlegen. Das Ergebnis sind Dubletten, die durch den Einsatz eines zentralen Adressmanagement vermieden werden sollen.

Wichtigkeit der einzelnen Adresse

Die reine Existenz einer Adresse ist bei einem zentralen Adressmanagement nicht von entscheidender Bedeutung, sondern vielmehr die Relevanz dieser Adresse für die jeweilige Abteilung oder das Amt.

Informationsaufteilung (Berechtigungen)

Eine Einteilung in öffentliche (allgemeine) Information und geschützte Information unter Berücksichtigung des Informationsbedürfnis in den entsprechenden Abteilungen/Ämtern ist sinnvoller. Bestimmte Informationen können auch ganz gezielt nur einem bestimmten Personenkreis zur Verfügung gestellt werden.

F: Wenn der einzelne Mitarbeiter nur bestimmte Informationen sieht, wie werden dann Adressen gelöscht?

A: Der einzelne Mitarbeiter kann das nicht mehr entscheiden. In e-BEM stehen daher verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung.

Zum Beispiel:

Kriterien

Anhand der Kategorien z.B. wird die Relevanz der Adresse für eine bestimmte Abteilung festgelegt. Kann eine Adresse gelöscht werden, wird dies mit Begründung in einem Formular eingetragen. Der e-BEM Server sendet aufgrund der Eintragung eine Nachricht an die Gruppe der Adressverantwortlichen mit dem Kontakt als Anhang. Der Adressverantwortliche löscht nun die für diese Abteilung zugeordneten Kategorien. Wenn diese Adresse keinen Kategorien mehr zugeordnet ist, wird die Adresse durch den e-BEM Server als gelöscht gekennzeichnet und nach einer einstellbaren Dauer endgültig gelöscht.

Zustimmen

Auch hier wird der Grund in einem Formular eingetragen und der Kontakt versendet. Allerdings gibt es für jede Abteilung die Möglichkeit der Löschung zuzustimmen. Erst wenn alle Abteilungen zugestimmt haben, wird die Adresse als gelöscht gekennzeichnet.

F: Wozu benötige ich eigentlich noch Outlook-Kontakte?

A:

• Einheitliche Oberfläche
• Durch diese Integration ist es erst möglich, den Anwender ohne großen Schulungsaufwand mit e-BEM auszustatten, da der Anwender mit Outlook Kontakten schon vertraut ist.
• Die zusätzlichen Outlook-Funktionen (z.B. wie Mail an Kontakt) sind nach wie vor über Outlook nutzbar. Alle Anwender, die kein e-BEM verwenden, können wenigstens mit den Standard-Outlook-Funktionen arbeiten.

Hinweis:

Ab Outlook 2000 kann die erste Seite des Outlook Kontaktes auch ausgeblendet werden. (Ist nur dann sinnvoll, wenn alle Mitarbeiter mit e-BEM ausgestattet sind.)

F: Wo werden die Daten gespeichert?

A: Die Daten werden in einem Microsoft SQL Server™ gespeichert.

Die Daten, die über die e-BEM Administration als öffentliche Information definiert wurden, werden zusätzlich in Microsoft Exchange gespeichert.

F: Muss auf dem Client etwas installiert werden?

A: Ja, e-BEM wird auf dem Client installiert.

Die Setups werden als msi-Pakete ausgeliefert und können somit über die gängigsten Softwareverteilungstools auf dem Client installiert werden.

F: Wie sieht der Projektablauf aus?

A: Über einen Workshop, werden die Anforderungen der Ämter/Abteilungen aufgenommen. Danach werden die ersten Bereiche zusammen mit dem e-BEM Administrator konzipiert und umgesetzt. Je nach Projektumfang kann der e-BEM Administrator die Formulare selbständig fertig stellen. Wenn alle Bereiche umgesetzt sind, erfolgt mit unserer Unterstützung die Datenübernahme. Der Gesamtaufwand für die Unterstützung beträgt in der Regel 3-5 MT.

Durch diese Vorgehensweise haben Sie folgende Vorteile:

• definierte Realisierungszeit
• Schulung des DF-Administrators vor Ort mit Ihren spezifischen Anforderungen
• Schnelle Umsetzung der Anforderungen
• direkt nutzbare Version

Hinweis:

Wir haben über eine Standardschulung für die Administratoren nachgedacht. Hierüber würde der Mitarbeiter zwar das Wissen erhalten, müsste aber dann das Projekt alleine umsetzen.

Daher haben wir uns für den oben beschriebenen Ablauf entschieden.

F: Wir haben unterschiedliche Adressdatenbestände, wie erfolgt die Datenübernahme?

A: Zunächst muss der Datenbestand ermittelt werden, der als Master dienen kann und die unterschiedlichen Informationen in den anderen Datenbanken identifiziert werden. Danach erfolgt die Übernahmeplanung. In der Regel werden 2-3 Datenbanken übernommen. Der Rest pflegt die Daten entsprechend ein, da die Qualität der Informationen rapide abnimmt.

Hinweis:

Bei e-BEM geht es nicht darum eine bestehende kaufmännische Abwicklung abzulösen. In den meisten ERP Systemen werden nur Kunden, nicht aber die unterschiedlichen Ansprechpartner gepflegt. z.B.: Ein Automobilzulieferer hat 3 Kunden (Daimler Chrysler, BMW, VW) aber insgesamt 5600 Ansprechpartner, die von unterschiedlichen Personen betreut werden (Techniker, Konstrukteure, Designer, Entscheider, Budgetverantwortliche, etc.). An dieser Stelle ist eine Integration des ERP System in e-BEM nicht sinnvoll.

F: Welche Kenntnisse benötigt eigentlich der Administrator?

A: Es sind keine speziellen Kenntnisse erforderlich, da bei der Entwicklung von e-BEM darauf geachtet wurde, dass keine Programmierkenntnisse bei den Administratoren erforderlich sind. Jedoch sollte ein generelles Verständnis für Datenbanken vorhanden sein.

F: Gibt es die Möglichkeit einer Teststellung?

A: Ja, e-BEM kann für 30 Tage getestet werden.

e-BEM enthält einen Assistenten, mit dem eine Standard-Datenbank auf dem System installiert werden kann. Diese Datenbank ist bereits im Lieferumfang von e-BEM enthalten.

Hinweis:

Sobald spezielle Anforderungen bestehen sollte auch für die Teststellung wenigstens ein Grundpaket an Dienstleistung geordert werden. Damit wird sichergestellt, dass die Teststellung auch die realen Anforderungen abdeckt und die Akzeptanz bei den Anwendern erreicht wird
(Der beste Test ist der Alltagstest unter realen Bedingungen).

F: Wie können Serien-E-Mails erstellt oder versendet werden?

A: In e-BEM bestehen zwei Möglichkeiten E-Mails zu versenden:

Über den Mail-Button in der e-BEM Suche

Hierüber werden alle oder nur die markierten E-Mail Adressen in die Felder An, CC oder BCC einer neu erstellten E-Mail übertragen. Diese Funktion ist besonders dann sinnvoll, wenn allgemeine Newsletter erstellt werden sollen. Hierfür hat sich die Einrichtung eines NewsKontos (z.B. info@adlon.de), in dessen Auftrag der Newsletter versendet wird, bewährt.

Serienbrieffunktion in Word

Durch die Erstellung eines Serienbriefes in Word und anschließender Zusammenführung als E-Mail können personalisierte Serien-E-Mails erzeugt werden. (z.B. Sehr geehrter Herr Müller, etc.)

VORSICHT:

Beim Zusammenführen werden die E-Mails direkt versendet und nicht mehr vorher angezeigt!

F: Eine Person wird unterschiedlich angeredet! Wie kann das in e-BEM realisiert werden?

A: Zunächst müssen wir folgende Frage beantworten: „Aus welchen Gründen wird die Person unterschiedlich angeredet?“.

Zurzeit kennen wir zwei Gründe:

Die Person verfügt über unterschiedliche Funktionen.
Beispiel:

Funktion	Anrede
Feuerwehrkommandant	Sehr geehrter Herr Kommandant,
Vereinsvorsitzender	Lieber Vereinsvorsitzender,

Lösung:

Sind nur die unterschiedlichen Anreden zu realisieren, kann dies über eine 1:n Beziehung gelöst werden, die der oberen Darstellung entspricht.

Werden hierbei auch noch unterschiedliche Adressen erforderlich (Feuerwehradresse, Vereinsadresse), so muss zusätzlich innerhalb der 1:n Beziehung die Möglichkeit der Adresseingabe geschaffen werden.

Die Person wird in Abhängigkeit des Schreibers unterschiedlich angesprochen.
Beispiel:

Schreiber	Anrede
Otto Klapötke	Sehr geehrter Herr Franz Müller,
Hans Müller	Lieber Onkel Franz,

Lösung:

Sind die Anreden nicht über Rechte zu schützen, so kann auch dieser Fall mittels einer 1:n Beziehung gelöst werden.

Werden Rechte benötigt, so dass nur der jeweilige Benutzer seine Anreden pflegen kann, sind pro Benutzer entsprechende Tabellen und Formulare zu definieren.