Ämterübergreifende Zusammenarbeit mit e-BEM® in der Stadt Ludwigsburg

Ausgangssituation

Als die Stadt Ludwigsburg im Jahre 2002 Microsoft® Outlook® 2000 einführte, war es nicht mehr möglich die langjährig genutzte Adressverwaltung "All in One" weiterhin zu verwenden. Die Stadt Ludwigsburg suchte ein Verwaltungsprogramm, welches als Adressmanagementsystem nicht nur gleichwertig war, sondern darüber hinaus die gestiegenen Anforderungen verschiedener Fachbereiche hinsichtlich flexibel abbildbarer Informationen abdecken konnte. Das System sollte auf die jeweiligen Bedürfnisse und Strukturen der Stadt Ludwigsburg angepasst werden können.

Zielsetzung

Um bei der Umstellung auf Microsoft® Outlook® 2000 einen Single Point of Administration zu erhalten, wollte die Stadt Ludwigsburg eine Lösung, die für die Verwaltung einen erheblichen Vorteil in Flexibilität, Skalierbarkeit und Stabilität aufweist. Die Software sollte in die bereits eingesetzte Infrastruktur eingebettet werden. Die Kosten für Schulungen sollten minimiert und die Kommunikation mit Herstellern gestrafft werden. Die Lösung sollte allen Fachbereichen zur Verfügung stehen, aber die hohen Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigen und außerdem hinsichtlich der anstehenden Verwaltungsreform flexibel anpassbar sein. Nach einem intensiven Benchmarking entschied sich die Stadt Ludwigsburg für den Einsatz des e-BEM® Behördenmanagementsystems (damals noch DYNAMIC FORMS®) der ADLON Datenverarbeitung Software GmbH.

Softwarelösung

Einführung e-BEM® mit der Adress- und Sportverwaltung

Als erstes Projekt wurde 2002 die Adress- und Sportverwaltung in der Stadt Ludwigsburg implementiert. Hierbei stand im Vordergrund die bestehenden Datenbestände in Outlook bzw. e-BEM® zu überführen und die fehlenden Informationen zu erfassen. Nach einer kurzen Projektanalyse konnte das System innerhalb eines Tages auf einem Microsoft® SQL-Server 2000 installiert und der Client bei den Mitarbeitern der Stadt Ludwigsburg ausgerollt werden. Die Key User wurden an einem weiteren Tag mit der Administration und Erstellung von flexiblen Formularen vertraut gemacht und konnten somit ihre Organisationsabläufe selbst abbilden, ohne dass eine zeit- und kostenaufwendige Anpassung durch den Hersteller der Software notwendig war.

Auf dieser Basis entwickelte die Stadt Ludwigsburg unter der Leitung von Sabine Wages, Anwendungsbetreuung EDV-Abteilung, weitere e-BEM® Module. Die Module und deren Weiterentwicklung konnten von der Stadt Ludwigsburg einfach und ohne zusätzliche Kosten in Eigenregie erstellt werden.

Vergnügungssteuer

Mit Hilfe dieses Moduls kann die Vergnügungssteuer für alle Lokale und Gastwirtschaften mit Spielautomaten schnell und einfach berechnet werden. Die Automatenaufsteller haben teilweise an bis zu 80 verschiedenen Orten jeweils mehrere Spielautomaten aufgestellt, die unterschiedlich besteuert werden. Die Daten werden in e-BEM® pro Firma konsolidiert und sind tagesaktuell abrufbar. Das Ergebnis der Berechnung wird automatisch in Microsoft® Word® als Serienbrief ausgegeben, der an die steuerpflichtigen Bürger zur Zahlungsaufforderung übermittelt wird (inklusive Anlagen). Auch die Übergabe der jeweiligen Bestände in folgende Quartale ist automatisch möglich. "Durch die Übernahme werden die Endbestände des alten Quartals mit allen einzelnen Geräten und Aufstellungsorten als Anfangsbestände in das neue Quartal übernommen. Die alten Daten bleiben in der Historie erhalten. "Diese Möglichkeit hat uns kein anderes Programm geboten; dies war nur mit der Lösung von Adlon zu verwirklichen" meint Sabine Wages.

User Help Desk

Die EDV-Abteilung der Stadt Ludwigsburg hat für ihre Nutzer ein User Help Desk zur Hilfestellung bei EDV-Problemen eingerichtet. Geht ein Anruf ein, kann der Anwendungsbetreuer über e-BEM® sofort Einzelheiten zum Anrufer erkennen: Er sieht die IP-Adresse und wie der Rechner an das Internet angebunden ist. Er erkennt, um welchen PC es sich handelt, ob ein Drucker und eine Verbindung in das Rechenzentrum vorhanden sind und welche Programme der User nutzt. Alle Anrufe werden erfasst und in der Historie gespeichert.

Gewerbe- und Weinsteuer

Es folgten weitere Eigenentwicklungen der Stadt wie z.B. die Überwachung der Gewerbesteuer sowie die Berechnung der Weinsteuer. Die Stadt Ludwigsburg liegt inmitten eines Weinanbaugebietes. Ab einer Fläche von 5 Aar müssen die Produzenten Weinsteuer zahlen, auch wenn der Steuerbetrag bei dieser geringen Fläche nur im Cent-Bereich liegt. Trotz des Verwaltungsaufwands muss die Berechnung erfolgen. Dank des Moduls "Weinsteuer" ist dieser Aufwand nun minimiert und die Berechnung erfolgt automatisiert.

Weitere Module

Nach der Implementierung der umfangreichen Steuerberechnung folgten bei der Stadt Ludwigsburg die Module:

• Stadtfeiern (Verwaltung von Stadtfeiern und Veranstaltungen mit Einladungsverwaltung)
• Erstellung von Parkausweisen mit automatischer Nummernvergabe (Anwohner- und Behindertenparkausweise, A und aG)

In Planung sind folgende Module:

• Parkhaus-Verwaltung
• Sozial- und Familienpässe
• Büro für Frauenfragen
• Prospektverteilung

Kundeninformation

Die Stadt Ludwigsburg liegt inmitten von Baden-Württemberg, etwa 12 km nördlich von Stuttgart. Sie ist Kreisstadt und mit über 87.000 Einwohnern die größte Stadt des Landkreises Ludwigsburg. In der Stadt Ludwigsburg existieren 70 Unternehmen mit über 50 Beschäftigten (Stand 2005). Die Mehrheit davon ist im Dienstleistungssektor beschäftigt. Die Stadt verzeichnet mit 1.100 Hotelbetten ca. 124.000 Übernachtungen pro Jahr. In der Verwaltung der Stadt Ludwigsburg sind ca. 500 Mitarbeiter, die mit PC ausgestattet sind, beschäftigt.

Über uns

Die ADLON Datenverarbeitung Software GmbH ist auf die Software-Lösungen der Unternehmensgruppe ADLON spezialisiert. ADLON erstellt seit mehr als 15 Jahren innovative IT-Lösungen für Kunden aus Industrie, Handel und öffentlichen Institutionen und ist an fünf Standorten mit 95 Mitarbeitern präsent.

Der Schwerpunkt der Software-Entwicklung liegt auf Lösungen im Microsoft BackOffice Umfeld. Neben der Entwicklung individueller Software bieten wir Standardprodukte an wie die Miss Marple® Edition zur effizienten Lizenzkontrolle, den Exchange Telefon Manager® als in Microsoft Outlook integrierte CTI-Lösung, den CTAP®Server als Entwicklungsplattform für CTI-Lösungen und das Behördenmanagementsystem e-BEM®, das auf Dynamic Forms® als Outlook-Erweiterung basiert und die Basis für ein effizientes Kontakt- und Workflow-Management darstellt.

Fakten

Kunde: Stadt Ludwigsburg
Projektumfang: Start mit Version 3.1 heute
60 Clients mit Dynamic Forms 4.0
Projektdauer: 4 Tage inkl. Schulung

Ansprechpartner Stadt Ludwigsburg:
Frau Sabine Wages
Wilhelmstraße 1
71638 Ludwigsburg
Telefon: (0 71 41) 9 10-2744

Ansprechpartner ADLON Software:
ADLON Datenverarbeitung Software GmbH
Herr Markus Wenzel
Kemptener Straße 99
88313 Lindau
Telefon: (0 83 82) 9 43 90-21
Email: markus.wenzel@adlon.de