Modernes Behördenmanagement bei der Stadt Ravensburg

In der Stadt Ravensburg bildet eine flexible Funktionserweiterung von Microsoft Outlook mit integrierter Rechteverwaltung die Basis für ein effizientes zentrales Behördenmanagement. Mit der von der ADLON Software GmbH entwickelten Lösung bearbeitet die Stadt Ravensburg mittlerweile unterschiedliche Aufgaben - von der Touristinformation über die Mitarbeiterverwaltung bis zur Dienstsiegel- und Schlüsselverwaltung. Durch die umfassende Integration und die Optimierung der Prozesse ist das Fundament für ein effizientes E-Government gelegt.

Im Frühsommer 2001 führte die Stadt Ravensburg das System ein. Bis zu diesem Zeitpunkt kursierten in den diversen Verwaltungsbereichen bis zu fünf verschiedene Adressversionen für eine Person. "Die Mitarbeiter behalfen sich notdürftig mit Word-Tabellen oder Excel-Listen, um ihre Kontakte und Adressen in den Griff zu bekommen", erinnert sich Helfried Wollensak, IT-Leiter im Ravensburger Hauptamt. Problematisch war nicht nur der hohe Verschleiß an Arbeitszeit durch mehrfache Pflege gleicher Adressdaten, sondern auch "dass man nie sicher sein konnte, auch wirklich mit einem aktuell gültigen Datenstand zu arbeiten", so Helfried Wollensak.

Als ebenso unbefriedigend schildert Simone Albrecht, im Hauptamt für das zentrale Adressmanagement verantwortlich, frühere Kommunikationsdefizite und Reibungsverluste, die sich aus dezentraler und damit zwangsläufig inkonsistenter Datenhaltung ergaben: "Mitunter wartete ein Bürger vergeblich auf aktuelle Informationen, weil seine Adressdaten nicht stimmten". Und auch verwaltungsintern verlief der Informationsfluss alles andere als optimal, zum Beispiel wenn das Kulturamt die Gemeinderatsmitglieder zu einer Ausstellungseröffnung einladen wollte. Dann mussten die relevanten Adressen zunächst beim Büro des Oberbürgermeisters angefordert, hier manuell selektiert, entsprechend aufbereitet und schließlich an das Kulturamt übermittelt werden. "Eine Menge überflüssiger Arbeitsschritte, die dank des ämterübergreifenden Behördenmanagement Systems von ADLON heute nicht mehr erforderlich sind", freut sich Simone Albrecht.

Das Haupthindernis für eine zentrale Datenhaltung ist bei vielen Behörden die Befürchtung der mangelnden Sicherheit. Denn in öffentlichen Verwaltungen implizieren strengere Datenschutzbestimmungen ungleich höhere Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten, als dies in der freien Wirtschaft der Fall ist. Die differenzierte Berechtigungssteuerung gab in Ravensburg daher den entscheidenden Ausschlag für die Wahl des Behördenmanagement Systems. "Kein Mitbewerber konnte damals eine vergleichbar überzeugende Lösung bieten", berichtet Simone Albrecht.

Strukturierte Zusatzinformationen in Outlook

Mit dem Behördenmanagement System von ADLON lassen sich Outlook-Kontakte um nahezu beliebig viele Zusatzinformationen erweitern, die mit unterschiedlichen Rechten versehen werden können. Die Lösung stellt jedem Amt und Verwaltungsbereich eine spezifische Sicht auf die gemeinsam genutzten Daten zur Verfügung.

Die städtischen Mitarbeiter sehen jeweils nur solche Felder, die für ihre konkrete Arbeit auch tatsächlich von Bedeutung sind. Irrelevante Informationen bleiben ausgeblendet. Es stehen Kategorien zur Verfügung, nach denen Adressen komfortabel und mit nahezu beliebiger Suchreihenfolge selektiert werden können. Es kann nur nach Kategorien innerhalb der eigenen Berechtigungsstufe gesucht werden. Welche anderen Kategorien es gibt, kann immer aktuell im Intranet der Stadtverwaltung eingesehen werden.

Zentrale Datenhaltung mit tiefer Microsoft Office-Integration: Die gewohnte Outlook-Oberfläche von DYNAMIC FORMS sorgt für schnelle Akzeptanz bei den Anwendern. Ämterübergreifendes Adressmanagement: Dank individuell gestalteter Formulare unter Microsoft Outlook 2000 verbessert DYNAMIC FORMS in Ravensburg den kommunalen Workflow.

Abbildung vielfältiger Aufgaben ohne Programmierkenntnisse

Mit dem integrierten Formulargenerator können innerhalb einer Outlook-Maske weitere individuelle Formulare schnell und einfach erstellt werden - und zwar ohne jeden Programmieraufwand. "ADLON hat den Baukasten geliefert, aus dem wir in enger Absprache mit den Anwendern die Lösung für deren Bereiche selbst zusammenstellen konnten", sagt Simone Albrecht. Die schrittweise Einführung in unterschiedlichen Abteilungen gehört zu den Vorzügen des Konzepts; es ist nicht notwendig, die Lösung überall gleichzeitig einzuführen.

Telefon- und Adressbuch als webbasierte Anwendung

Die Stadtverwaltung ist in Ravensburg mit den einzelnen Ortsverwaltungen in über 20 Gebäuden untergebracht; derzeit werden mit dem Behördenmanagement System 13.000 Adressen gepflegt. Das interne Telefonbuch der Stadt war früher meist schon wieder veraltet, wenn es gedruckt war. Das Telefon- und Adressbuch als Webanwendung ist immer aktuell, da die Informationen aus der Mitarbeiterverwaltung und dem Organisationsstellenplan genutzt werden. So enthält das Intranettelefonbuch auch E-Mail-Adressen, Gebäude- und Zimmernummern, Öffnungszeiten und EDV-Benutzerangaben sowie eine organisatorische Darstellung. Beantragt zum Beispiel ein Bürger einen neuen Personalausweis und sein Datensatz ist gesperrt, kann der Mitarbeiter der Stadt über die EDV-Benutzerangaben feststellen, durch wen der Datensatz gerade bearbeitet wird. Der Bearbeiter kann kontaktiert werden, der Datensatz wird frei gegeben und der Bürger profitiert vom schnelleren Service.

Grundlage der Mitarbeiterverwaltung ist der Organisationsstellenplan, der die Basis für die Personalplanung der Behörde ist. Die Organisationsstruktur der Behörde wird über den mehrstufigen Stellenschlüssel repräsentiert und auf Amt, Abteilung, Sachgebiet und Aufgabe aufgeteilt. Innerhalb der Mitarbeiterverwaltung werden die durch den Mitarbeiter besetzten Stellen mit dem entsprechenden Schlüssel eingetragen. Dem Mitarbeiter können beliebig viele Stellen zugeordnet werden. Einmal erfasst, stehen diese Daten für weitere Module zur Verfügung (z. B. für das Intranet-Telefon- und Adressbuch).

Im Intranet Telefon- und Adressbuch stehen den Mitarbeitern der Stadtverwaltung Ravensburg neben den internen auch alle weiteren externen Datensätze des Behördenmanagement-Systems zur Verfügung. E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummer und Anschrift können per Mausklick direkt zur Kommunikation genutzt werden.

Die ständige Aktualität der Mitarbeiterverwaltung für das Intranet Telefon- und Adressbuch ergab die Möglichkeit schnell und einfach weitere Anforderungen wie Schlüssel- und Dienstsiegelverwaltung zu realisieren. Für die Auszubildenden wurde ein Formular entwickelt, das Auskunft über den Ausbildungsgang, den chronologischen Ablauf der verschiedenen Ausbildungsstellen, Berufsschulzeiten und die Ausbildungsbeauftragten gibt.

Stadtmarketing durch Märkte und Touristinformation

In der Stadt Ravensburg haben Handel und Gewerbe eine lange Tradition. Die Fußgängerzone lädt mit vielen gut sortierten Fachgeschäften im mittelalterlichen Ambiente zum Bummel ein. Ein Erlebnis für sich ist der traditionelle Ravensburger Wochenmarkt, der jeden Samstag in der Marktstraße und auf dem Gespinstmarkt abgehalten wird und viele Menschen in die Altstadt lockt.

Die Marktverwaltung im Behördenmanagement System trägt maßgeblich zur Organisation der Ravensburger Märkte bei. Die Formulare der Marktbeschicker werden in diesem Adressdatenbestand um die erforderlichen Felder in einem eigenen Bereich ergänzt. In den Stammdaten des Marktbeschickers werden Merkmale wie Name, Buchungskennzeichen, Fahrzeugart und zugewiesener Parkplatz festgehalten. Über die Microsoft Word Serienbrieffunktion werden die Zu- bzw. Absagen erstellt. Mit den Detailinformationen zum Markt erhält der Mitarbeiter die wirkungsvolle Unterstützung und kann alle relevanten Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung und Organisation der Märkte erledigen. "Für das Stadtmarketing ist es mit diesen Daten leichter, neue Märkte bei den Marktbeschickern zu bewerben. Auch die Besucher können gezielter informiert werden" meint Paul Büchele, Mitarbeiter der IT-Abteilung.

Auch die Touristinformation der Stadt profitiert in hohem Maße von der Nutzung des Behördenmanagement Systems. Auf ihrer Website bietet die Stadt ein Formular zur Anforderung von Prospekten und Informationsmaterial an. Bei Eingang dieses Formulars musste die Sekretärin früher manuell einen Brief erstellen und nebenbei eine Statistik führen. Dieser Arbeitsgang läuft jetzt voll automatisiert. Das Reporting das "früher durch Strichlisten erledigt wurde" meint Paul Büchele, liefert nun Auswertungen über bestimmte Interessenschwerpunkte oder Einzugsgebiete. Dadurch wird die regelmäßige und gezielte Information von Interessenten durch Mailings vereinfacht. Die Werbemaßnahmen sind effektiver und es entstehen weniger Streuverluste.

Da das Behördenmanagement System von ADLON in der Lage ist, komplexe Strukturen einfach abzubilden, gibt es von den Anwendern keine Akzeptanzprobleme. Der Schlüssel liegt in der einfachen Anwendbarkeit und der gewohnten Oberfläche von Microsoft Outlook. Dies reduziert Anwenderschulungen auf ein Minimum. Die meisten Mitarbeiter können bereits nach einem halben Einarbeitungstag problemlos mit dem zentralen Kontaktdatenstamm arbeiten.
Simone Albrecht fasst zusammen: "Der Informationsvorsprung ist durch das ADLON Behördenmanagement System wesentlich höher als früher. Wird eine Adresse aktualisiert, profitieren automatisch alle Anwender davon. Die Zusammenarbeit ist verwaltungsintern sehr viel einfacher geworden."

Anwender
Frau Simone Albrecht
Herr Paul Büchele
Stadt Ravensburg
Marienplatz 26
88212 Ravensburg
Telefon: (07 51) 82 - 419
Telefon: (07 51) 82 - 420
Fax: (07 51) 82 - 6 04 19
Fax: (07 51) 82 - 6 04 20
E-Mail: simone.albrecht@ravensburg.de
E-Mail: paul.buechele@ravensburg.de
URL: http://www.ravensburg.de

Solution Provider
Herr Marc Pinkus
ADLON Datenverarbeitung Software GmbH
Lindauer Straße 99
88131 Lindau
Telefon: (0 83 82) 9 43 90 - 26
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