Lehrgangsverwaltung

Um den sich ständig verändernden beruflichen Anforderungen gewachsen zu sein, ist die Bereitschaft zur Weiterbildung unabdingbar. In Bereichen wie der freiwilligen Feuerwehr oder bei den Ersthelfern wird die notwendige Aus- und Weiterbildung im Wesentlichen in Lehrgängen vermittelt, die modular aufgebaut sind und innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erfolgreich abgeschlossen werden müssen.

Die Situation

Die für die Lehrgangsverwaltung der Feuerwehren zuständigen Sachbearbeiter sind dafür verantwortlich, dass alle Feuerwehrmitglieder die gesetzlich vorgeschriebenen Lehrgänge absolvieren. Sie klären mit den Lehrgangsveranstaltern, welche Lehrgänge wann stattfinden, gleichen die Termine mit den Teilnehmern ab, melden an und erfassen die Lehrgangshistorie jedes Feuerwehrmitglieds. Die Teilnahmevoraussetzungen, wie z. B. Altersgrenzen, müssen dabei unbedingt beachtet werden. Eine Auswertung nach Lehrgängen oder Personen ist mit hohem Zeitaufwand verbunden, wenn diese Aufgaben ohne adäquate Software-Unterstützung erledigt werden.

Die Lösung

Die e-BEM^® Lehrgangsverwaltung vereinfacht den Ablauf erheblich. Alle lehrgangsbezogenen Daten werden dem entsprechenden Personendatensatz zugeordnet. Die komfortable Suchfunktion ermöglicht es, nach jedem Feld der Eingabemaske sowie in verschiedenen Feldkombinationen zu suchen. Mit drei Mausklicks wird z.B. klar, wer die Grundausbildung abgeschlossen hat und weiterführende Lehrgänge besuchen kann. Aus diesem Suchergebnis kann dann an die entsprechenden Personen eine Word-Einladung zu dem weiterführenden Lehrgang generiert werden.

Die Anmeldungen zu Lehrgängen werden in der e-BEM^® Lehrgangsverwaltung erfasst. Dies kann auch über eine Sammelzuweisung erfolgen, damit nicht jeder einzelne Datensatz geöffnet werden muss. Nach Lehrgangsende wird festgehalten, ob die Person den Lehrgang tatsächlich abgeschlossen hat und ob die Urkunde an den Teilnehmer ausgehändigt oder zurückbehalten wurde. Die Urkunde wird über eine Serienbrieffunktion automatisiert erstellt.

Zu jedem Lehrgangsbesuch können Kommentare festgehalten werden. Bei mehrwöchigen Lehrgängen ist dies z.B. ein Vermerk, dass der Teilnehmer einen Termin der Serie nicht gleich wahrgenommen, sondern nachgeholt hat.

Die Abrechnungen für den Lehrgangsbesuch erfolgen automatisiert. Der Gesamtbetrag wird in ein Formularfeld eingegeben. Das Programm legt den Gesamtbetrag z.B. auf einzelne Gemeinden (je nach deren Teilnehmeranzahl) um und erstellt über eine Word-Serienbrieffunktion die Rechnungen.