Zentrales Adressmanagement
Das zentrale Adressmanagement bildet die Grundlage für einen effizienten und behördenweit gültigen Adressdatenbestand. Technische und organisatorische Sachzwänge, die gegen ein zentrales Adressmanagement sprachen, gehören der Vergangenheit an. Spezielle auf Behörden abgestimmte Formulare und Auswahltabellen sind in diesem Modul bereits enthalten.
Die Situation
Personen mit ihren Adressen und vielen weiteren Merkmalen bilden die Gundlage für die Arbeit in den Fachbereichen. Die Einbindung der im Adressmanagement gepflegten Personen in die Organisationsstruktur, Mitgliedschaft in Arbeitsgruppen oder auch das Interesse an bestimmten fachspezifischen Themen sind Anforderungen, die bei der Umsetzung des Adressmanagements in den Fachabteilungen berücksichtigt werden müssen. Meistens sind diese Anforderungen so unterschiedlich, dass eine sinnvolle zentrale Lösung nicht möglich zu sein scheint. Die Problematik besteht darin, dass die so entstandenen Lösungen für die Fachbereiche zwar optimal sind, unter einer gesamtheitlichen und behördenweiten Betrachtung jedoch erhebliche Nachteile entstehen.
Die Lösung
Mit e-BEM® ist es möglich, unter Beibehaltung der individuellen Sichtweise der Fachbereiche, einen allgemein gültigen und zentralen Adressdatenbestand zu verwalten. Die Merkmale zu einer Person, die in den Mittelpunkt gestellt werden, stehen als öffentliche Information allen beteiligten Anwendern zur Verfügung. Alle erforderlichen Informationen eines Fachbereiches werden über spezielle Formulare mit den entsprechenden Rechten versehen und den Anwendern dieses Fachbereiches präsentiert. Synergien und Effizienzsteigerungen ergeben sich aus den gemeinsam genutzten Informationen, die nur noch einmal im System verwaltet werden müssen. Durch die Integration in den Microsoft Outlook® Kontakt erfolgt der Zugang zu den Informationen einfach und in der Regel ohne umfangreichen Schulungsaufwand.
Die Formulare
Private Adresse und Anredeformen
In dem allgemeinen Adressformular werden alle Informationen zu Adressen und Anrede verwaltet. Um den Anforderungen von Behörden gerecht zu werden, wurden separate Auswahlfelder definiert, die z.B. die Berufsbezeichnung, einen akademischen Titel sowie einen gegebenenfalls vorhanden Adelstitel enthalten. In der Vorschau werden diese Informationen so angezeigt, wie sie später auf einem Brief oder Etikett gedruckt werden. Hierdurch ist die visuelle Kontrolle durch den Anwender auf sehr einfache Weise und bereits bei der Eingabe möglich.
Die Kommunikationsdaten
Für eine einfache Kontaktaufnahme werden alle erforderlichen Kommunikationswege in einer Übersicht dargestellt. Durch die Integration in Microsoft Outlook® stehen dem Anwender alle Outlook® Funktionen wie gewohnt zur Verfügung.
Die Kategorien
Kategorien bilden das Herzstück des e-BEM® Adressmanagements. Jeder Fachbereich kann individuelle Kategorien pflegen und diese einer Person zuordnen. Bestimmte Kategorien, die eine allgemeine Bedeutung haben und von allen Anwendern eingesehen werden sollen, werden mit einem entsprechenden Kennzeichen versehen. Die so gekennzeichneten Einträge werden mit einer Referenz auf den verantwortlichen Fachbereich im allgemeinen Formular angezeigt.
Über diese Kategorisierung kann nach Personen selektiert werden und die Daten können für die weitere Verwendung zum Beispiel an Microsoft Word® übergeben werden.
Die Firma
Durch die Strukturierung der Informationen in einen personenbezogenen und einen geschäftlichen Bereich wird das Problem von Microsoft Outlook® gelöst, dass die Firmendaten in jedem Kontakt nur kopiert sind. Mit dem zentralen Adressmanagement von e-BEM® werden die Daten einer Firma der Person zugeordnet. Änderungen in der Firma werden automatisch bei allen Personen in dieser Firma, ohne weitere Änderungen in den betroffenen Personendaten, wirksam.
