e-BEM® Workflow

Mit dem e-BEM Workflow haben Sie Richtung und Tempo Ihrer Arbeitsabläufe im Griff. Der e-BEM Workflow ermöglicht eine wirkungsvolle und dennoch einfache Unterstützung in der Verbesserung der Kommunikation, der Ablaufsteuerung und der Prozessautomation.

Einfache Festlegung der Abläufe in Vorlagen (Templates)
Integration in Outlook
Einheitliches Look & Feel
Flexible Erweiterung der Inhalte
Integrierte Dokumentenablage und –bearbeitung
Frei definierbare und mehrstufige Eskalation

Die Situation

Prozesse sind von Terminen abhängig. Die erforderlichen Informationen werden über verschiedene Wege und Arten verteilt und von unterschiedlichen Personen bearbeitet. Die zu beachtenden Termine liegen unter Umständen weit in der Zukunft und geraten dadurch in Vergessenheit. Bei Erreichen dieser Termine und Fristen, werden die Aufgaben kurzfristig fällig und müssen schnell erledigt werden. Die eigentlich für diesen Tag geplanten Aufgaben werden zurückgestellt. Meistens sind Aufgaben von der Erledigung anderer Aufgaben abhängig. Dies stellt eine besondere Anforderung an die Informationsweitergabe durch die Bearbeiter dar. Die Ermittlung des aktuell erreichten Status ist oft nicht möglich.

Die Lösung

Mit dem e-BEM Workflow werden Prozesse einfach und schnell über Vorlagen (Templates) definiert. Die einzelnen Aufgaben werden beschrieben, einem zuständigen Bearbeiter zugeordnet und mit einem Termin versehen. Die Aufgaben können von der Erledigung einer anderen Aufgabe abhängig gemacht werden. Die zuständigen Bearbeiter werden per E-Mail über die anstehende Aufgabe benachrichtigt. Über eine Web-Oberfläche kann jederzeit der aktuelle Status des Prozesses ermittelt werden. Durch unterschiedliche Ansichten auf die bereits bestehenden Prozesse können Aufgaben bei Bedarf schnell auf andere Bearbeiter übertragen werden. Eine abteilungsspezifische Sicht ist ebenfalls möglich.

Der Start

Durch eine Website, die in Microsoft Outlook oder im Intranet verfügbar gemacht wird, werden alle Workflows übersichtlich angezeigt. Mit dem e-BEM Workflow werden Vorlagen definiert, die Projektart und der Workflow-Typ werden automatisch in das Menü für die Neuanlage von Workflows eingetragen. Durch die Hinterlegung von Symbolen können die einzelnen Workflows optisch voneinander getrennt werden.

Die Aufgaben

Die Aufgaben werden in einer Seite übersichtlich dargestellt. Durch den Status wird ersichtlich, ob eine Aufgabe bereits erledigt oder noch offen ist. Voneinander abhängige Aufgaben werden mit einer entsprechenden Referenz und einer Frist als Fälligkeit eingetragen.

Die Benachrichtigung

Die Bearbeiter werden per E-Mail über Ihre Aufgaben informiert. Der Workflow kann direkt aus der E-Mail durch den eingefügten Link geöffnet werden. Am Tag der Fälligkeit, wird der Mitarbeiter nochmals per E-Mail informiert und danach jeden Tag, solange bis die Aufgabe erledigt wurde.

Die Übersicht

Alle Workflows werden in der Website nach den unterschiedlichen Kriterien angezeigt. Hierüber erhält jeder Bearbeiter einen Überblick über die aktuellen Aufgaben, Projekte und deren Status. Bereits erledigte Aufgaben können ausgebelendet oder auch grau dargestellt werden. Dies führt nochmals zu einer verbesseren Übersicht. Durch die Integration in Microsoft Outlook ist der Zugang zu diesen Informationen ohne großen Schulungsaufwand möglich. Das einheitliche „Look and Feel" trägt zur einen schnellen Akzeptanz bei den Anwendern bei.

Zusatzmodule

Basismodule

Eine Übersicht über die Basismodule finden Sie hier.

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